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06.05.2008 - Pressespiegel | RKW Sachsen Wirtschaftsbrief | Ausgabe Mai/Juni 2008
Ordnung hilft Zeit sinnvoll zu nutzen | Effizientes Büromanagement spart Kosten
Eine gute Büroorganisation ist unverzichtbar für den Geschäftserfolg, denn ein gut strukturiertes Büro hält den Kopf frei für das Wichtige, gleichzeitig lassen sich Zeit und Kosten sparen. Dabei sollte die Organisation nicht im Mittelpunkt stehen, sondern Hilfsmittel sein, um Arbeiten und Aufgaben schneller und effizienter lösen zu können.
Büroorganisation findet an jedem Arbeitsplatz im Unternehmen statt. Sie dokumentiert und archiviert jeden Vorgang und unterstützt damit die interne und externe Kommunikation. Den Erfolg guter Organisation erkennt man an diesen Kriterien. Informationen, Vorgänge, Formulare werden schnell gefunden, weil sie nach einem einheitlichen System abgelegt sind. Die Unterlagen sind vollständig und aussagefähig. Das Unternehmen bzw. der einzelne Mitarbeiter ist jederzeit auskunftsbereit. Eine Ad-hoc-Vertretung im Krankheitsfall funktioniert auch ohne vorherige Übergabe.
Betrachten Sie Akten als Produktivmaterial
"Organisieren Sie Ihr Büro wie Ihre Werkhalle. Denken Sie nicht: Das im Büro sind ,nur die Akten` ", so Silke Heuwerth, die für das RKW Sachsen Seminare zur Büroorganisation leitet. "In manchen Betrieben ist die Werkhalle übersichtlich und jedes Werkzeug liegt griffbereit an seinem Platz. Wenn aber das Büro vernachlässigt wird, kann das gesamte Unternehmen nicht reibungslos funktionieren." Und das betrifft sowohl den Einzelkämpfer mit wenigen Angestellten als auch größere Unternehmen. Denn eine erstaunlich geringe Rolle spielt dabei die Größe und Art der Firma. Das Grundprinzip ist immer gleich: Es geht um Übersichtlichkeit und Klarheit, um Ordnung im Ganzen und an jedem einzelnen Arbeitsplatz.
Herzstück Registratur
Dreh- und Angelpunkt der Büroorganisation ist die Registratur, in der vom laufenden Vorgang bis zur Archivablage das Firmenwissen und Know-how, das Kundengeschäft und die PR-Maßnahmen dokumentiert und laufend geführt werden.
Tipps zur Registratur
Mappenablagesysteme bieten den Vorteil, dass jedes Blatt nur einmal eingeordnet werden muss und dann für die ganze Zeit seines Verbleibs in der Firma auffindbar bleibt. Also kein Umheften vom Ablagekorb, Vorsortierer in den (vorläufigen) Ordner und später ins Archiv. Jedes Blatt wird nur einmal erfasst und bleibt damit im System immer auffindbar.
Bei höheren Anschaffungskosten sparen Mappensysteme Bearbeitungszeit und Personalkosten: Im Vergleich mit Ordnern und Hängeheftern schrumpft der Zeitbedarf auf die Hälfte. Die Gesamtkosten pro Jahr für die Speicherung eines Blattes Schriftgut liegen bei der Arbeit mit Ordnern bei 21,32 Cent, setzt man Stehsammler ein bei 17,14 Cent (Berechnungen: Verlag H. Stam GmbH, Stand 1999).
Mappenablagesysteme mit farbigen Reitern und anderen Markierungen kommen der Forderung nach Visualisierung nach. Heuwerth: "Das Auge findet schneller als die Hand. Versehen Sie auch Ordner oder Hängehefter mit einem Farbkennsystem und leicht verständlichen Symbolen. So ist die Ordnung auf einen Blick erfassbar."
Beachten Sie bei der Archivierung die Aufbewahrungsfristen.
- Zehn Jahre für: Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse, Arbeitsanweisungen, Buchungsbelege, sonstige Organisationsunterlagen.
- Sechs Jahre für: Empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe.
Tipps zur digitalen Registratur
Auch im Computersystem werden Dokumente geordnet abgelegt - an jedem PC-Arbeitsplatz im Unternehmen nach demselben Muster. Die gleichen Vorgänge sollten sowohl in der Papier- als auch in der digitalen Form gleich benannt werden: Ordner A im PC entspricht Ordner A im Regal.
"Lassen Sie ihr PC-Management nicht (nur) von EDV-Spezialisten planen, sondern von Ihren Fachkräften für Organisation, also der Sekretärin oder einer externen Beratung", rät Silke Heuwerth. "Denn die Büroorganisation muss sich an den Abläufen im Unternehmen orientieren, um diesen nützen zu können." Deshalb werden im ersten Schritt die Prozesse im Unternehmen neu geordnet. Im zweiten Schritt wird diese Organisationsstruktur dann in den Dateiverzeichnissen abgebildet.
Für digitale Unterlagen gelten die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - GDPdU". (Seit dem 01.01.2002 gelten neue Anforderungen an Archivierung und Prüfbarkeit, siehe Beitrag im Wirtschaftsbrief Ausgabe Januar/Februar 2008.)
Zeitmanagement und Selbstorganisation
Was für den Betrieb im Ganzen gilt, gilt auch für den einzelnen Mitarbeiter. Geordnet und gut organisiert arbeitet es sich leichter und effektiver.
Planen Sie Ihren Arbeitstag schriftlich, denn, so Heuwerth: "Zehn Minuten Planung zu Beginn bedeuten eine Stunde Zeitgewinn." Damit wahren Sie im Laufe des Tages den Überblick über Projekte und Termine. Gehen Sie strukturiert vor, so können Sie sich auf die gerade wichtige Aufgabe konzentrieren.
Haken Sie Erledigtes ab, so schaffen Sie sichtbare Erfolgserlebnisse.
Verplanen Sie nur 50 Prozent Ihrer Arbeitszeit fest, die übrigen 50 Prozent sollten frei bleiben für Anforderungen, die sich aktuell ergeben.
Ist Büroorganisation Chefsache?
Für die Neuplanung oder Umstrukturierung von Registratur und Büroorganisation empfiehlt es sich, externe Beratung in Anspruch zu nehmen. Der geschulte Blick von außen hilft, das "kreative Chaos" in ein geordnetes, reibungsloses Ordnungssystem zu verwandeln.
Silke Heuwerth rät: "Auch später sollte die Führung die Effizienz der Büroorganisation immer im Blick haben. Doch die konkrete Ausführung wird an geschulte Mitarbeiter delegiert, eventuell gestützt und trainiert durch externe Berater. Aufgabe der Führungskräfte bleibt die konsequente Überprüfung, ob die einmal eingeführten Regelungen und Organisationsformen konsequent genutzt werden. Dafür vermittelt das RKW Sachsen übrigens Inhouse-Beratungen zum effektiven Büromanagement".
Quelle:
RKW Sachsen Wirtschaftsbrief Ausgabe Mai/Juni 2008