Freiraum auf dem Schreibtisch schafft Klarheit im Kopf

| Methodenkompetenz

Wann haben Sie zum letzten Mal das Furnier Ihres Schreibtisches gesehen? Einige Büroarbeiter sehen vor lauter Papier nicht mehr die Oberfläche der Arbeitsplatte.

Trotz voranschreitender Digitalisierung liegt für viele das papierlose Büro in weiter Ferne. Immer wieder beobachte ich, wie sich sogenannte Volltischler täglich mit Ihren Papierbergen herumplagen, kurzfristige Zuruf‐Aufgaben auf Zettel notieren, zur besseren Lesbarkeit Berichte ausdrucken und alles auf ihrem Schreibtisch stapeln.

Heute schon Büro-Memory gespielt?

Je häufiger Volltischler ihre Dokumente in die Hand nehmen, desto geläufiger sind ihnen die Inhalte und Prioritäten. Ich nenne das Büro‐Memory. Diese Form der Stapelbildung ist kein Ordnungssystem sondern eine Gedächtnisleistung. Damit alles präsent bleibt, müssen sie dieses Spiel tagtäglich mehrfach spielen. Werden die Spiel‐Elemente zu viel, verlieren sie den Überblick und geraten unter Stress. Die Sorge, etwas zu übersehen, dass etwas „anbrennt“, nimmt Überhang. Strukturieren und priorisieren wären jetzt sinnvoll. Von den Betroffenen weiß ich, dass genau das für sie nicht so einfach ist. Ihr Einwand lautet: „Wenn ich jetzt aufräume, habe ich meine Aufgaben nicht mehr im Blick!“ Dass sie auch so keinen Überblick mit ihrer Stapelbildung haben, geben die wenigsten zu.

Stressreduzierung mit Methode

Volltischler benötigen ein zuverlässiges System, das ihnen die Aufgaben rechtzeitig vor dem Erledigungszeitpunkt präsentiert. Die Lösung lautet: Wiedervorlage. Je nach Vorgangsart, Fülle und persönlichen Vorlieben empfehle ich digitale oder papierbasierte Formen. Vom Outlook oder anderen IT‐Tools kennen Sie, dass jede Aufgabe einen Anfangs‐ und einen Endtermin hat. Das Erledigungsdatum gibt meist der Auftraggeber vor. Den Beginn definieren Sie selbst. Stellen Sie sich die Frage: „Wann muss ich diesen Vorgang wieder in Händen halten, um ihn vollständig und pünktlich zu bearbeiten?“ Die Antwort ergibt das Anfangsdatum, oder anders gesagt den Wiedervorlagetermin.

Automatische To-do-Liste

Aufräumen beginnt also damit, den Vorlauf zu überschlagen und den Anfangstermin zu notieren. Wer sich künftig digital steuert, erfasst seine Aufgaben. Die anderen sortieren Ihre Vorgänge nach Anfangsdatum in Mappensysteme ein. Neue Vorgänge, die Sie erhalten, werden ebenfalls eingeschätzt und terminiert. Aus den anstehenden Aufgaben Ihrer Wiedervorlage ergibt sich automatisch die To‐Do‐Liste des jeweiligen Tages. Nichts wird vergessen oder übersehen. Alles wird rechtzeitig begonnen. Hektik und Stress lösen sich auf. An einem freien Schreibtisch lässt es sich viel besser arbeiten. Den Leertischler lenkt nichts ab. Er arbeitet konzentriert und fokussiert. Und das können Sie auch.

Maximale Erfolge wünscht Ihnen

Silke Heuwerth


Stellschrauben, auf die es ankommt:

  • Wählen Sie ein Wiedervorlagesystem, das Ihren Vorgängen entspricht:
    • Papiervorgänge ⇒ Mappensystem oder Pultordner
    • E-Mails ⇒ Nachverfolgungskennzeichen bei Outlook, Wiedervorlage bei Notes, usw.
    • Zurufaufgaben ⇒ To-do-Liste per Stift oder digitales Aufgabentool
  • Entscheiden Sie sofort, wann Sie den Vorgang weiter bearbeiten wollen. Das Datum ist der Wiedervorlagetermin. 
  • Wiedervorlagetermine sofort erfassen oder Vorgang physisch unter dem Datum einsortieren.
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